Digitalisierung des Handwerks erfordert individuelle Softwarelösungen

Kassel. 2019 steht mehr denn je im Zeichen der Digitalisierung. Diesem Trend folgt auch die C.W. Dallwig Nachf. Grimm GmbH aus Kassel und hat sich mit der casim GmbH und Co. KG einen starken Partner an ihre Seite geholt.

Geschäftsführer Andreas Grimm war schon lange auf der Suche nach einer auf seine Unternehmensstruktur angepassten Software zur Bearbeitung von Kundenaufträgen. Dass eine Kooperation in der Nachbarschaft die ideale Lösung für sein Problem darstellen sollte, ist einem glücklichen Zufall geschuldet. Bei einer abendlichen Veranstaltung ergab sich das Gespräch zwischen Herr Grimm und Dr. Dietmar Freitag, Geschäftsführer der casim. Einige Wochen später stand fest: Die casim wird eine individuelle Software inklusive Applikation für Smartphones für die C.W. Dallwig programmieren.

Analoge Arbeitsabläufe erschweren das Monitoring
Die Auftragsannahme erfolgt auch nach Einführung der neuen Software über Telefon oder E-Mail. Anschließend werden die Kundendaten in eine Datenbank übertragen. Die Verteilung der Aufträge auf die jeweils zur Verfügung stehenden Handwerker erfolgte bislang analog. Die eingegangenen Aufträge wurden ausgedruckt und in Registerkarten hinterlegt. Beim morgendlichen Briefing verteilten die Monteure die Aufträge und nahmen anschließend die Registerkarten zu ihren persönlichen Unterlagen. Ein Monitoring der gesamten Aufträge war bei diesem Verfahren kaum möglich. Anfragen der Kunden zu ihren Aufträgen konnten seitens der Zentrale nur schwer beantwortet werden und kosteten sowohl den Kunden als auch die Servicemitarbeiter enorm viel Zeit. Andreas Grimm hatte daher schon lange den Wunsch, diesen Prozess zu digitalisieren. Die auf dem Markt angebotene Software konnte dabei aber seinen Vorstellungen nicht gerecht werden, da er bei den zumeist komplexen Anwendungen eine ablehnende Haltung seitens seiner Monteure fürchtete.

Programmierung der Wunschsoftware
Zunächst wurden seitens der casim-Mitarbeiter die Wünsche der C.W. Dallwig analysiert. Es galt für die Programmierer, aus der Vielzahl an Ideen die Kernpunkte zu extrahieren. Neben einer Weboberfläche sollte auch eine Applikation für iOS und Android programmiert werden. Um die Kundendaten aus der Datenbank übertragen zu können, musste eine Schnittstelle geschaffen werden. Anschließend konnten die Daten auf der Weboberfläche und den Applikationen abgerufen und verarbeitet werden. Den Monteuren soll durch die Applikation zum einen die Verteilung der Aufträge erleichtert werden und zum anderen soll der Kundenkontakt vereinfacht werden. Die Applikation enthält vier Buttons: Auftrag annehmen, Kunden anrufen, Anfahrt zum Kunden, Auftrag abgeschlossen. In der Weboberfläche werden alle eingegangenen Kundenaufträge angezeigt. Via Ampel-System kann in der täglichen Besprechung analysiert werden, welche Kunden nicht innerhalb der angestrebten 48 Stunden vom Monteur kontaktiert wurden.

Erweiterung des Pilotprojektes
Die Testphase ist bereits abgeschlossen. Alle Aufträge, die nach September 2018 bei der C.W. Dallwig eingegangen sind, werden nun über die individuell programmierte Software der casim abgewickelt. Zudem arbeitet die casim derzeit an von Herrn Grimm gewünschten Erweiterungen. Zum einen soll die Weboberfläche zusätzliche Filter erhalten, sodass ein noch besseres Monitoring sowie Mitarbeiterfeedback möglich ist. Kunden und Mitarbeiter profitieren hiervon in gleichem Maße. Außerdem soll ein fünfter Button in die Applikation integriert werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass für eine reibungslose Auftragsbearbeitung die Dokumentation von Zwischenfällen, Problemen und Verzögerungen elementar ist.

Planungen für die nahe Zukunft
Es wird angestrebt, die Kooperation zwischen casim und der C.W. Dallwig weiterauszubauen. Für die Applikation ist geplant, langfristig einen Kundenlogin zu integrieren, sodass Kunden noch schneller und einfacher ihre Anliegen übermitteln können. Auch die Interaktion zwischen Kunde und Monteur kann so vereinfacht werden. Das morgendliche Briefing findet seit Einführung der neuen Software an einem interaktiven Whiteboard statt. Bislang können aber noch keine Notizen in der Weboberfläche hinterlegt werden. Dies erscheint aber vor dem Hintergrund sinnvoll, dass bei den Besprechungen dann keine weiteren Protokolldokumente mehr erstellt werden müssen. Damit kann eine weitere Verschlankung der administrativen Prozesse herbeigeführt werden, die es ermöglicht, mehr Zeit beim und mit dem Kunden zu verbringen.

Bilder: Die neue Software-Lösung im Einsatz. Fotos: C.W. Dallwig Nachf. Grimm GmbH